Ressourcen · Wissenstransfer

Wie sichere ich Wissen, wenn ein Mitarbeiter geht?

Indem Sie es erfassen, solange die Person noch da ist: Unterlagen, Sonderfälle und Erfahrungswerte kommen in eine Wissensbasis, die nach Bedeutung sucht und zu jeder Antwort die Fundstelle liefert. Dann bleibt das Wissen abrufbar, auch wenn niemand mehr nachfragen kann.

Warum Wissen nicht dokumentiert wird

Wissen wird selten absichtlich zurückgehalten. Es wird schlicht nicht aufgeschrieben, weil es im Alltag nie nötig war und weil Dokumentation Zeit kostet, die gerade nicht übrig ist. Das fällt erst auf, wenn jemand geht. Dann ist niemand mehr da, der es erklären kann.

Der Unterschied zwischen Ablage und Wissen

Eine Ablage sortiert Dateien. Wissen bedeutet, die Antwort auf eine Frage zu finden, ohne den Dateinamen zu kennen. Genau das leistet eine Wissensbasis, die nach Bedeutung sucht statt nach Ablageort und zu jeder Antwort die Fundstelle mitliefert.

Was zuerst erfasst wird

Nicht alles auf einmal. Wir beginnen dort, wo der Verlust am teuersten wäre: bei den Abläufen und Ausnahmen, die nur wenige Personen beherrschen. Was danach kommt, wächst mit dem Bestand.

Wissen, das mit der Zeit besser wird

Je mehr Unterlagen und Rückmeldungen hineinlaufen, desto präziser werden die Antworten. Ein Modell, das nur sein Trainingswissen kennt, kennt Ihr Unternehmen nicht. Eine Wissensbasis auf Ihren eigenen Dokumenten kennt es.

Häufige Nachfragen

Wie früh sollte man damit anfangen?

Bevor ein Abgang ansteht. Am besten erfasst man Wissen, wenn die Person noch Zeit hat, Fragen zu beantworten, und nicht in den letzten zwei Wochen vor dem Ruhestand.

Müssen Mitarbeiter dafür viel aufschreiben?

Weniger als gedacht. Ein großer Teil steckt schon in vorhandenen Unterlagen, Mails und Protokollen. Ergänzt wird gezielt dort, wo nur eine Person die Antwort kennt.

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